一、目的：
新竹市政府（以下簡稱本府）配合電子郵件推廣使用及確立電子郵件
系統（以下簡稱本系統）之功能定位，並讓使用者了解電子郵件信箱
使用相關規定，特訂定本要點。
二、適用範圍：
本要點適用於本府暨所屬機關。
三、功能定位：
（一）收發信箱：
1.各機關（單位）設有專屬之收發信箱，作為電子公文傳遞窗口，
由機關（單位）登記桌負責處理。
2.收發信箱處理人員應依規定檢視信箱，以免延誤公文處理時效。
3.收發信箱處理人員由機關（單位）自行管理，如有異動應辦妥業
務移交（如密碼之交接及變更事宜）。
（二）個人信箱：
個人專用電子信箱，做為個人電子訊息傳遞之用，由個人自行處理
。
四、命名規則：
（一）收發信箱：
以 HsinChu（新竹）縮寫”hc”後加機關（單位）代號四碼，例如
計畫室代碼為”2900”，計畫室電子收發信箱位址為”
hc2900@ems.hccg.gov.tw”。
（二）個人信箱：
以個人員工編號為命名原則，如張三員工編號為”12345” ，其電
子郵件帳號為”12345@ems.hccg.gov.tw”。
五、帳號異動：
（一）府內單位：
由人事室提供人員到職、離職人員名單，由系統管理單位負責帳號
之新增或刪除。
（二）府外機關：
由各機關填寫異動申請表以電子郵件傳至系統管理單位處理。
六、使用說明：
（一）儲存空間：
每人 5MB 硬碟空間。
（二）資料儲存：
收信時信件由伺服主機自動下載至個人電腦，主機端不負責保存已
下載之信件資料，信件資料由使用機關（單位）或個人自行妥善管
理。
（三）收信：
上班時啟用電腦後，應立即查看電子信箱，並就來信內容做適當處
理。
（四）內容限制：
機密性資料及文件，不得以電子郵件傳送或其他電子方式傳送。
（五）附件大小：
附件檔不得超過 3MB，超過 3MB 之附件檔應先做壓縮處理。
（六）帳號查詢：
連線至本府群組資訊網（group.hccg.gov.tw/市府通訊錄項下）查
詢。
（七）使用者端設定：
由單位內部資訊工作小組成員協助使用者安裝設定。
（八）密碼修改：
至少每半年必須更改一次，修改時由使用者自行連線至本府群組資
訊網之市府通訊錄/ 密碼變更項下修改。
七、本系統由本府計畫室管理，負責主機、作業系統、電子郵件系統、帳
號之管理及維護。
八、本要點奉核定後實施。